Mijn Digihero
Je collega’s en klanten werken massaal thuis. Thuiswerken is dan ook nog nooit zo belangrijk geweest. Gelukkig is het mogelijk om op afstand met elkaar te werken. Dit kan met onze dienst: Conference Call. Helaas kan een conference call zomaar uitmonden tot één grote ergernis. Denk bijvoorbeeld aan slechte geluidskwaliteit, deelnemers die wegvallen en afleidende omgevingsgeluiden. Maak vergaderen op afstand een stuk eenvoudiger, lees de onderstaande tips voor een succesvolle vergadering op afstand.
1) Wees op tijd
Op tijd komen, dat is bij ons toch wel een must. Dus het is dan ook een bron van ergernis als je op andere deelnemers moet wachten. In een online omgeving wordt dit zelfs storender ervaren dan een fysieke vergaderruimte. Normaal gesproken ga je toch ook altijd een paar minuten voor aanvang naar de vergaderplek? Een ander punt is dat je een laptop of computer op moet starten om een conference call te starten. Dit kan een paar minuten duren. Start bij een conference call de inlogprocedure een paar minuten voor de afgesproken aanvangstijd, zo weet je zeker dat je op tijd bent.
2) Introductie
Het kan zijn dat je zonder beeld belt. Of dat je mensen voor het eerst ontmoet. Dan is het slim – voordat je spreekt – even te zeggen wie je bent. Mensen zijn gaandeweg vaak de namen alweer vergeten, zeker zonder beeld. Herhalen is vaak handig, zeker als het gaat om een groep mensen die elkaar nog niet zo goed kent. Ook is het zo dat sommige stemmen via de verbinding zodanig op elkaar lijken, dat het voor verwarring kan zorgen. Dus altijd even zeggen wie je bent en herhaal het meerdere keren.
3) Zorg voor een goede internetverbinding
Een conference call vraagt om een goede internetverbinding. Heb je dat een slechte verbinding? Dan kan dit al snel de hele vergadering verstoren. Een haperend beeld of geluid is nooit fijn. Daarom zijn 3G- en 4G-netwerken of een sterke Wi-Fi verbinding essentieel om een goede conference call te voeren.
4) Vermijd achtergrondgeluiden en afleidend beeld
Een huilende baby. Honden die tekeergaan. Of een espressomachine dat veel geluid maakt. Wanneer je dit hoort tijdens een conference call is dat erg irritant. Zoek daarom een rustige ruimte op zonder al te veel achtergrondgeluid en waar je niet plotseling gestoord wordt. Realiseer ook dat kleding en achtergrond voor afleiding kan zorgen. Wil je op beeld overkomen? Dan is het belangrijk om een rustige (vooral opgeruimde) achtergrond te kiezen en kleding aan te trekken die niet zoveel afleidt.
5) Let op de hardware-eisen
Een geslaagde conference call vraagt om de juiste hardware. Smartphones, laptops, tablets en desktops moeten uiteraard uitgerust zijn met een goede camera en microfoon. Gelukkig zijn de nieuwste devices vaak uitgerust met speciale software die achtergrondgeluiden reduceert. Ideaal tijdens online vergaderen. Een spreker is goed te horen en omgevingsgeluiden worden gefilterd. Wanneer je toch niet kan voorkomen dat je in een lawaaiige ruimte zit, kan een headset een uitkomst bieden.
6) Laat mensen uitspreken
Wellicht overbodig, maar dit hoort er ook bij. Bij een online vergadering is het belangrijk om elkaar uit te kunnen spreken. Zeker als er geen beeld is, dan kan het gebeuren dat deelnemers tegelijkertijd reageren. Zoek naar een goed moment om een ander te onderbreken en zorg op die manier voor een effectieve meeting. Wijs een voorzitter of gespreksleider aan, dit zorgt voor structuur. Degene noemt telkens van wie hij of zij een antwoord of reactie verwacht.
Ook onbeperkt conferencen voor een vast laag bedrag per maand?
Digihero maakt telefonisch vergaderen voordelig en makkelijk. Maak eenvoudig contact met iedereen, overal in de wereld. Alles inzichtelijk op één factuur. Onbeperkt conferencen voor maar één vast maandbedrag per jaar. Zo weet je altijd waar je aan toe bent, wel zo makkelijk. Neem contact met ons op via de onderstaande gegevens!
Vorige
010 30 60 000
info@digihero.nl
