Mijn Digihero
Rinkelende telefoons. Aan de telefoon krijg je iemand te spreken die op zoek is naar de salesafdeling voor het maken van een afspraak. Dan is het de bedoeling om het telefoontje doorschakelen naar een sales collega. Maar daar is het dan: de beruchte ingesprektoon. Je bijt je frustraties af en probeert dan door te verbinden naar iemand anders van de afdeling. Maar hoeveel tijd heeft dit gekost. De klant moet wel zo snel mogelijk geholpen worden. Gelukkig is het met het goed instellen van een professioneel keuzemenu deze inefficiënte manier van werken voorgoed verleden tijd.
Handig als je geen receptie hebt
Niet iedereen heeft een handige receptionist die de beller te woord staat en doorschakelt naar de juiste afdeling of collega. Wat als je bedrijf te klein of juist te groot is voor een receptionist? Dan is een keuzemenu heel handig. De beller komt dan direct bij de juiste afdeling terecht, zonder tussenkomst van de receptie.
Van het kastje naar de muur gestuurd worden. In andere woorden, onnodig vaak doorverbonden worden. Daar zit niemand op te wachten. Het is juist fijn om zo snel mogelijk door de juiste persoon geholpen te worden. Met een keuzemenu kun je mensen direct helpen en voorkom je frustraties bij de beller.
Less is more
De bekende uitspraak ‘less is more’ is ook van toepassing op het keuzemenu. Stel je een lang en ingewikkeld keuzemenu in? Dan kun je al verwachten dat bellers er niet vrolijk van worden. Zorg ervoor de beller niet met te veel keuzes wordt geconfronteerd.
Stel een keuzemenu in van maximaal 5 keuzes. De beller kan onthouden welke keuzes er zijn. Zo komt de beller ook direct terecht bij de juiste collega of afdeling. Een win-win situatie.
Niet iedereen vindt een keuzemenu leuk
Gelukkig zijn er alternatieven voor een keuzemenu. Je kunt ervoor zorgen dat de beller zo snel mogelijk door de juiste afdeling of collega geholpen wordt. Hoe? Geef een eigen nummer aan afdelingen. Achter ieder nummer wordt een eigen belplan ingesteld. Zo komt de beller direct bij de juist afdeling terecht.
Uiteraard moeten de nummers van de bijbehorende afdelingen goed worden gecommuniceerd. Vermeld het telefoonnummer op je website, bij de zoekresultaten in Google en in de e-mailhandtekening.
Neem een fallback op
Kies je voor een keuzemenu? Dan is het vaak verstandig om een fallback op te nemen in je belplan. Dit is ook handig wanneer je geen keuzemenu hebt. Neemt een afdeling de telefoon nie top? Dan kun je ervoor kieen om alsnog het belletje door te zetten naar een andere afdeling, ook wel fallback genoemd. Op deze manier wordt de klant in ieder geval nog persoonlijk te woord gestaan. En dat is wel zo prettig.
Vorige
010 30 60 000
info@digihero.nl
