Mijn Digihero
De telefoon gaat. De beller is op zoek naar iemand van de salesafdeling voor het maken van een afspraak. Dan is de vervolgstap om het telefoontje door te schakelen naar een sales collega. Maar wat als je een ingesprektoon krijgt? Je probeert dan door te verbinden naar iemand anders van de afdeling. Leuk en aardig, maar het moet natuurlijk niet al te lang duren voor de klant. Gelukkig is het met het goed instellen van een professioneel keuzemenu deze inefficiënte manier van werken voorgoed verleden tijd.
Geen receptie
Sommige bedrijven hebben een receptionist die de beller te woord staat en doorschakelt naar de juiste afdeling of collega. Maar wat als je bedrijf te klein of juist te groot is voor een receptionist? Dan is het handig om een keuzemenu in te stellen. De beller komt dan direct bij de juiste afdeling terecht, zonder tussenkomst van de receptie.
Onnodig vaak doorverbonden te worden. Van de ene naar de andere afdeling. Daar zit niemand op te wachten. Een beller vindt het prettig om zo snel mogelijk door de juiste persoon te geholpen worden. Van het kastje naar de muur gestuurd worden, dat is verleden tijd met het instellen van een keuzemenu.
Less is more
Ken je die uitspraak? Dit kan ook toegepast worden op het keuzemenu. Als je een lang en ingewikkeld keuzemenu instelt, dan staat het eigenlijk al vast dat de bellers er niet vrolijk van worden. Als je ervoor kiest om gebruik te maken van een keuzemenu, zorg er dan niet voor de beller geconfronteerd wordt met teveel keuzes. Ook een keuzemenu na het maken van de eerste keuze wordt meestal niet gewaardeerd.
Stel een keuzemenu in van maximaal 5 keuzes. De beller kan onthouden welke keuzes er zijn. Zo komt de beller ook direct terecht bij de juiste collega of afdeling. Een win-win situatie.
Niet iedereen is fan van een keuzemenu
Gelukkig zijn er ook alternatieven. Je kunt er voor zorgen dat de beller zo snel mogelijk door de juiste afdeling of collega geholpen wordt. Hoe? Dat is simpel. Je kunt ervoor kiezen om per afdeling een eigen nummer toe te kennen. Achter ieder nummer wordt een eigen belplan ingesteld. Zodat de beller rechtstreeks bij de juiste afdeling terecht komt.
De nummers van de bijbehorende afdeling moet wel goed worden gecommuniceerd. Dit kun je doen door het telefoonnummer juist te vermelden op je website, bij de zoekresultaten in Google en in de e-mailhandtekening.
Fallback
Of je nu wel of niet voor een keuzemenu kiest het is vaak verstandig een fallback op te nemen in het belplan. Neemt een afdeling de telefoon niet op? Dan kun je ervoor kiezen om alsnog het belletje door te zetten naar een andere afdeling, ook wel fallback genoemd. Op deze manier wordt de klant in ieder geval nog persoonlijk te woord gestaan. En dat is wel zo prettig.
Meer weten over het keuzemenu?
We geven je graag uitleg over het keuzemenu. Bel 010 30 60 000 of mail naar support@digihero.nl.
We staan voor je klaar!
Vorige
010 30 60 000
info@digihero.nl
